Contabilitatea este o functie obligatorie in orice companie, indiferent daca se realizeaza intern, prin personal angajat sau extern prin contracte de prestari servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre CECCAR.
Asadar, antreprenorii nu pot functiona fara contabili si invers 😊.
Pentru ca relatia dintre cele doua categorii este importanta, Contzilla a derulat, recent, un sondaj in randul contabililor si antreprenorilor pentru a le solicita parerea cu privire la modul in care considera ca se poate eficientiza relatia si persectiva evolutiei in viitor. Demersul nostru a pornit de la importanta unei relatii functionale, de cooperare, intre contabili si antreprenori/manageri, tocmai pentru ca relatia sa treaca dincolo de zona de conformare si ambele categorii sa isi atinga potentialul.
Iata ce concluzii si propuneri au rezultat. Contzilla a inclus la fiecare punct si comentarii primite din partea lui Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez, o firma de servicii de contabilitate completa ce contribuie la echilibrul financiar al clientilor sai, IMM-uri, PFA si start-up-uri, prin instrumente de management financiar integrate in platfoma client disponibila chiar si pe telefonul mobil prin intermediul aplicatiei Mobile Keez (Android si iOS).
1. Predarea documentelor este important sa fie facuta la timp, conform graficului agreat intre parti (in scris sau verbal)
Potrivit sondajului realizat, acesta este aspectul pe care il apreciaza cel mai mult contabilii la antreprenori (si care ii deranjeaza cel mai mult in prezent).
Poate nimic nu este mai suparator pentru un contabil decat sa fie nevoit sa contacteze de nenumarate ori clientul pentru a solicita documente, iar apoi sa insiste pentru a obtine documentele lipsa, apoi a le primi partial si a reveni cu noi solicitari.
Pe de alta parte, analizand raspunsurile antreprenorilor, schimbul de documente este un motiv de frustrare si pentru acestia. Analizand raspunsurile, antreprenorii si-ar dori mai multa automatizare in schimbul de documente, pentru a evita vizitele lunare la contabil, cu dosarele cu documente.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “firma noastra de contabilitate a reusit sa elimine problema semnalată in studiul efectuat de catre contzilla.ro. Clientii nostri au la dispozitie o aplicatie mobila (atat pentru dispozitive Android cat si pentru iOS) pentru scanare documente: atunci cand antreprenorul primeste un document fiscal in format fizic, prin intermediul camerei din telefonul mobil, acesta este incarcat automat in platforma client si procesat. Astfel, se elimina colectarea, sortarea si trimiterea fizica a actelor catre contabil, iar procesarea documentelor incepe chiar din momentul in care sunt primite. Mai mult, antreprenorii au acces la toate documentele firmei si pot accesa pe mobil si pe laptop rapoarte de management financiar in timp real – acum ei stiu direct din platforma client Keez ce au de platit si de incasat, de exemplu, fara a mai astepta dosarul de la contabil dupa ce acesta a inchis luna.”
2. Documentele sa fie complete si corect intocmite, ordonate
La fel ca si aspectul de mai sus, conteaza nu numai respectarea termenului de predare, ci si forma in care sunt predate documentele – sifonate, neordonate, amestecate pentru mai multe firme si perioade, uzate, aduse din urma pentru perioade inchise samd.
Modul in care se realizeaza schimbul de documente poate fi un motiv de frustrare in relatia antreprenor -contabil si totodata un motiv de ineficienta.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Tehnologia vine astazi in sprijinul antreprenorilor si a contabililor si rezolva problema descrisa mai sus. De exemplu, antreprenorii care lucreaza cu Keez, prin intermediul platformei client, nu trebuie sa se mai ingrijeasca de “forma”: scanarea documentelor asigura o vizibilitate corespunzătoare a acestor, iar prin OCR-izare, antreprenorul si contabilul pot efectua cautari in interiorul documentelor pana la cel mai mic detaliu. Mai mult, platforma client realizeaza si ordonarea acestor documente dupa data emiterii lor. ”
3.Comunicare rapida – de ambele parti
Atat antreprenorii cat si contabilii considera ca un pas important in relatia lor este posibilitatea de a comunica rapid –mai precis de a raspunde mai rapid solicitarilor. De exemplu, contabilii ar putea avea intrebari privind natura achizitiilor efectuate sau destinatia unui transfer bancar, astfel ca primirea informatiei in timp real ajuta la fluidizarea fluxului inregistrarilor si evitarea erorilor.
De cealalta parte, antreprenorii predau documentele firmei contabilului si nu mai au acces la informatii contabile decat dupa data de 25 de regula (cand este scadenta celor mai multe declaratii) sau daca suna sau scriu contabilului. Practic nu ma detin controlul asupra informatiei contabile.
Noi, cei de la contzilla.ro credem ca in absenta tehnologiei, acest lucru este foarte greu de realizat.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Tehnologia ne ajuta 100% si aduce contabilitatea in secolul XXI. La Keez informatiile sunt transmise in timp real: antreprenorii isi incarca documentele fiscale emise sau primite in platforma Keez (in cazul facturilor emise direct din platforma nici nu este vorba de vreun pas aditional, acestea sunt contate automat si incluse in rapoartelor de management financiar disponibile pe mobil sau pe desktop). Bancile au inceput, cu accordul clientilor, sa faciliteze preluarea zilnica prin API a extraselor de cont. Antreprenorii au astfel la dispozitie rapoarte de management financiar în timp real venituri, cheltuieli, profit, toate expuse în limbaj antreprenorial. Mai mult comunicare este usurt foarte mult de tehnologie. Clienti Keez pun intrebari, cer informatii expertilor contabili cu care lucreaza prin intermediul unui sistem chat, integrat in platforma client si disponibil pe mobil sau pe desktop. La randul sau, contabilul poate scrie antreprenorului si solicita diverse clarificari.”
4.Respectarea instructiunilor contabilului
Acest aspect se refera la diferite aspecte printre care:
- separarea cheltuielilor personale de cheltuielile firmei
- mentinerea completa a dosarelor de personal
- respectarea prevederilor privind plafoanele in tranzactiile cu numerar
- organizarea gestiunii
- tinerea condicii de prezenta, etc.
Tot aici putem include ca strans legata de acest aspect si problema increderii reciproce:
- antreprenorii in contabilul ales, pentru modul in care isi indeplineste atributiile. Practic, un antreprenor isi pune la dispozitia contabilului, cu toata increderea, situatia financiara a firmei sale.
- contabilii in antreprenori, pentru desfasurarea activitatii conform normelor legale.
Un exemplu simplu este atunci cand se constata la un eventual control o situatie neconforma- antreprenorul poate acuza contabilul ca nu l-a informat despre acest lucru iar contabilul poate sa detina un intreg istoric de avertizari pe aceasta tema, care au fost constant ignorate. Documentarea scrisa a tuturor acestor situatii devine intr-o astfel de relatie foarte necesara, pentru a justifica diferite actiuni de catre ambele parti. Pe de alta parte, un antreprenor se poate trezi in situatia ca la un eventual control nu se poate baza pe contabilul sau sa il reprezinte corespunzator.
Asadar, un aspect important, este increderea.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Increderea in relatia antreprenor – contabil vine din transparenta. Atunci cand si unul si celalalt sunt in contact permanent si vad la orice ora din zi sau noapte input-urile si output-urile celuilalt, relatia castiga si ambele parti construiesc pe mai departe bazandu-se pe incredere. Nu e filozofie aici, nici discus motivational. Keez se bazeaz nu doar pe abilitatile profesionale ale expertilor contabili certificati CECCAR cu care tine contailitatea celor peste 500 de clienti Keez. Noi ne bazam si pe tehnologie. Antreprenorii, clienti Keez, au incredere atunci cand pot verifica oricand pe ce documente se bazeaza fiecare raport sau declartie. Atunci cand au intrebari, antreprenorii si experti contabili discuta in sistemul CONNECT, in scris, cu pozibilitatea verificarii conversatilor anterioare si a angajamenteleor facut de fiecare, antreprnor sau expert contabil.”
5. Respectarea programului de lucru al contabilului dar si intelegerea contabilului asupra presiunilor la care este supus antreprenorul
Acest lucru depinde de modul in care au fost setate principiile colaborarii si programul de lucru. Astfel, este nepotrivit sa contactezi contabilul la ora 22 seara sau in weekend, daca nu ati agreat ca este in regula acest mod de colaborare. Pe de alta parte, exista antreprenori care isi respecta scadentele, aducand documentele la timp si care in schimb nu se bucura de aceeasi promptitudine din partea contabililor, ajungand in situatia de a nu primi sumele de plata in 25 cand este scadenta acestora de exemplu.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Tehnologia nu are raspunsuri la toate intrebarile, insa are raspunsuri la foarte multe dintre ele. Un sistem de comunicare tip chat, asa cum este sistemul CONNECT de la Keez, permite atingerea unor obiective de comunicare care se reflecta imediat in rezultate in relatia antreprenor – contabil si, implicit in respectarea unor termene legale fara de care activitatea firmei antreprenorului nu se desfășoară corect. In sistemul chat, fiecare parte pune intrebari la momentul la care apare nevoia fiecarei parti. Raspunsul vine insa in functie de nivelul de urgenta si importanta a subiectului discutat. Astfel, echipa de experti contabili poate sa isi pregateasca din timp raspunsul, sa isi programeze un anume inerval din zi in care raspunde la intrebarile clientilor. Activitatea unui contabil, ca si cea a unui antreprenor, trebuie sa fie guvernata de eficienta, dar si de eficacitate. Toate partile trebuie sa aiba un castig aici.”
6. Graba in intocmirea declaratiilor
De multe ori se intampla ca antreprenorii sa aduca documentele pentru o anumita luna si in scurt timp sa sune pentru a solicita informatii aferente perioadei respective, neexistand un timp suficient pentru a putea fi procesate documentele, verificate si inchise perioadele. Sunt contabili care au cateva zeci sau sute de firme pe care le administreaza si care nu isi pot realiza angajamentele concomitent daca exista intarzieri in aducerea documentelor. Pe de alta parta parte, in calitate de antreprenor, iti doresti sa te bucuri de cele mai bune servicii, in timp real si daca si platesti o suma consistenta, gradul de intelegere este oarecum diminuat.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Datorita faptului ca antreprenorii clienti Keez isi incarca documentele fiscale la data emiterii lor, inchiderea de luna pentru cei peste 500 de clienti este un proces mult mai facil decat in cazul in care tehnlogia ar fi facut parte din ADN-ul firmei noastre de contabilitate. Exista si situatii in care constatam documente lipsa. In acest caz, clientii au la dispozitie in platforma client un raport in care gasesc indicatii despre documentele care lipsesc, mai mult, sunt notificati pe email si in sistemul CONNECT de acest lucru.”
7.Respectarea atributiilor contabililor
Atunci cand contactezi un contabil este bine sa verifici de ce servicii ai nevoie si ce iti poate oferi acesta , atat in contabilitate cat si in domenii conexe, in functie de partenerii pe care ii are.
Asadar, in practica, desi nu este mentionat in contractul de colaborare, de obicei exista asteptari de la contabil de a avea cunostiinte si responsabilitati si in domenii precum: juridic, recrutare, administrative, evaluare active.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Cuvantul cheie este transparenta. Antreprenorul trebuie sa fie informat de la inceput, chiar de la prima vizita pe site-ul firmei asupra serviciilor furnizate de firma de contabilitate. In relatia cu clientii noi recomandam intotdeauna un limbaj explicit, adica le spunem viitorilor clienti la ce trebuie sa se astepte, ce cerinte avem noi, ce putem livra si ce nu, totul fara echivoc.”
8. Mai multa educatie financiara
In sondajul Contzilla.ro cei mai multi dintre contabili considera ca ar fi nevoie de mai multa educatie financiara pentru unii antreprenori care sa ii ajute in domenii de baza cum ar fi:
- responsabilitatile legale in calitate de antreprenori
- resposabilitati privind gestiune, contabilitate, forta de munca, inventariere
- rolul contabilului in firma
Contabilii considera ca in felul acesta ar creste gradul de incredere in serviciile contabililor si gradul de apreciere al muncii desfasurate de acestia.
Si noi, cei de la Contzilla credem cu tarie in nevoia de a crestere a gradului de informare financiara, al tuturor categoriilor.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Contabilul unei firme lucreaza pentru firma si pentru administratorul ei. Aceasta este realitatea unei economii functionale, orientate catre rezultate consistente, pe termen lung. Rolul unui contabil este dincolo de acela de depunere a unor declaratii la ANAF. Rolul contabilului este sa furnizeze si informații prelucrate in rapoarte de management financiar care sa fie utile antreprenorului in activitatea de zi cu zi. Noi, echipa Keez, credem ca antreprenorul trebuie sa aiba control asupra afacerii si pentru asta am creat un sistem de rapoarte de management financiar în timp real. De exemplu, clientii Keez au acces pe mobil sau pe desktop la informatii detaliate de venituri, cheltuieli, profit – expuse în limbaj antreprenorial și nu contabil.
9.Migrarea de la zona de conformare in zona serviciilor cu valoare adaugata
Cei mai multi antreprenori si-ar dori sa beneficieze de mai mult decat simplul serviciu de asigurare a conformarii fiscale (depunere la timp a declaratiilor). Acestia si-ar dori sa beneficieze si de proactivitate si implicare activa in situatia firmei clientului prin consultanta fiscala si analiza financiara a afacerii lor.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Datorita sistemului Keez de incarcare a documentelor fiscale la momentul emiterii lor, noi realizam pentru antreprenor diverse rapoarte care reflecta in timp real situatia financiara: Venituri luna curenta, Cheltuieli luna curenta, Profit, Avansuri/Deconturi, Imobilizari, Fonduri disponibile, Bilant lunar, Cash Flow. Clientii nostri au toate aceste informatii la indemana, iar prin intermediul sistemului CONNECT pun intrebari expertilor contabili din echipa si primesc raspunsuri si indrumari. Sistemul Keez este astfel gandit ca sa ofere “spatiu” echipelor de experti contabili care nu mai au varfuri de sarcina in activitatea lunara – prin urmare, acestia au timp sa asiste firmele cu care lucreaza cu tot ce trebuie pentru un service client de calitate.
10.Standardizarea serviciilor
La fel cum contabilii isi doresc mai multa ordine si respectarea termenelor legate de documente, si antreprenorii isi doresc mai multa standardizare a serviciilor contabile.
Aceasta standardizare poate sa se refere la agrearea unui calendar transparent de comunicare, de exemplu:
- antreprenorii trebuie sa predea toate documentele pana in 10 a lunii urmatoare pentru luna incheiata
- contabilii comunica statele de plata pana in data de 15 ianuarie si taxele de plata pana in 20 a lunii urmatoare pentru perioada incheiata.
Standardizarea se poate referi si la tarifarea serviciilor – pentru a exista transparenta si comparabilitate cu alte firme similare, si justificarea cresterii tarifelor corelat cu indicatorii in functie de care se stabileste pretul.
Astfel, daca de exemplu in planul tarifar ar fi stabilit ca pentru 100 de operatiuni si 2 salariati aplici un tarif de 500 lei/luna, atunci cand activitatea se dubleaza vei putea actualiza tarifele corespunzaror, fara sa simti ca ar fi periclitata relatia ta cu clientul.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Revin asupra unui cuvant cheie: <transparenta>, si adaug un altul: <consecventa>. Transparenta in livrarea serviciilor inseamna stabilirea clara a bazelor colaborarii, a termenelor de livrare pentru ambele parti. Nu este suficient, insa. Avem nevoie si de consecventa, iar aici, factorul uman este sustinut de tehnologie. Tehnologia Keez ne permite setarea unui sistem de notificari si alerte care reamintesc partilor de anagajamentele asumate. In fiecare moment, antreprenorii stiu din platorma client Keez care corespondenta plan tarifar – volum operational. Sau, prin sistemul de notificari, clientii Keez sunt anuntati care sunt documentele lipsa, sau cand a fost incarcate statele de plata.
11.Tehnologia
In sondajul realizat de Contzilla.ro, una dintre concluziile unanime desprinse este ca in opinia antreprenorilor o mare parte din contabili nu tin pasul cu tehnologia si aceasta este o bariera intr-o communicare mai eficienta.
Tehnologia inseamna atat aplicatiile utilizate pentru tinerea contabilitatii dar si tehnologia avuta in vedere la comunicarea intre parti.
Tehnologia te ajuta de exemplu sa faci o sedinta on-line intre 2 sau mai multe persoane aflate in locuri diferite in care eventual sa schimbi si documente– care nu trebuie astfel sa se mai deplaseze pierzand timp pe drum,pentru a putea comunica.
Alexandru Puiu, Director de Operatiuni la Keez: “Keez a facut deja pasul catre tehnologie inca de la infiintarea firmei noastre de contabilitate. Am gandit inca de la inceput serviciile de contabilitate pe un ADN de tehnologie atat in derularea activitatii specifice contabilitatii, cat si in zona de comunicare antreprenor – expert contabil.
Acestea sunt numai cateva concluzii pe care le putem obtine din studiul efectuat de echipa contzilla.ro.
Alexandru Puiu este Director de Operatiuni la Keez, un expert contabil cu o vasta experienta in audit si in administrarea afacerilor.
Keez este o firma de servicii de contabilitate completa ce contribuie la echilibrul financiar al clientilor sai, IMM-uri, PFA si start-up-uri, prin instrumente de management financiar integrate in platfoma client disponibila chiar si pe telefonul mobil prin intermediul aplicatiei Mobile Keez (Antroid si iOS).
La Keez clientii au CONTABILITATE COMPLETA (contabilitate financiară, balanță, registre contabile obligatorii, bilanț) realizata de experti contabili CECCAR.
Din platforma client, antreprenorii au acces la EMITERE FACTURI ONLINE (acestea sunt incluse automat in rapoartele disponibile pe mobil sau laptop).
Mai mult, clientii Keez beneficiaza de solutii de SALARIZARE – contracte de muncă, realizare documente salarizare și ITM.
Toti clientii Keez, indiferent de nivelul abonamentului lunar ales, au răspunsuri la intrebari prin sistemul CONNECT (chat cu Expertul Contabil alocat), plus suport prin sistemul de ticketing.
Ar putea fi adaugat faptul ca clientii aduc toate facturile – inclusiv cele personale la contabil – si acesta trebuie sa aleaga ce inregistreaza si ce nu.